Czym jest e-Teczka?
To nowoczesna platforma informatyczna zapewniająca kompleksowy zestaw informacji o pracowniku, możliwość przechowywania całej związanej z nim dokumentacji (zarówno historycznej, jak i tej tworzonej na bieżąco), łatwego przeszukiwania i uzupełniania zasobów, codziennej pracy na dokumentach czy wreszcie generowania przydatnych zestawień i raportów. Narzędzie to odpowiada wymogom prawnym w zakresie formy i sposobu przechowywania danych pracowniczych, a więc odzwierciedla między innymi tradycyjnie funkcjonujący podział teczek pracowniczych na części.
Rozwiązanie zgodne z przepisami
Od 2019 r. firmy mogą przechowywać akta pracownicze w postaci elektronicznej (np. w formie skanów), bez konieczności utrzymywania ich równocześnie w archiwum papierowym. Nowe regulacje zakładają również możliwość istnienia tzw. dokumentów typu „born digital”, czyli od początku stworzonych i archiwizowanych wyłącznie w wersji elektronicznej, potwierdzonych formalnie za pomocą dopuszczalnych prawem narzędzi. Platforma e-Teczka może więc w myśl przepisów, całkowicie zastąpić tradycyjne archiwum w firmie.
Efektywne i łatwe wdrożenie
e-Teczka posiada szereg funkcjonalności, które ułatwią szybkie i bezproblemowe przejście od archiwum tradycyjnego do nowoczesnego repozytorium elektronicznego. Dane do systemu mogą trafiać poprzez pobranie ich z już istniejących baz danych (m.in. z programów kadrowo-płacowych), jak również w formie skanów papierowych egzemplarzy dokumentów. Te ostatnie zostaną przez system podzielone i przypisane do konkretnych działów, pracowników i części teczek pracowniczych, co pozwoli zaoszczędzić wiele czasu i zmniejszyć niezbędny nakład pracy.
Jak to działa?
Korzyści
z wdrożenia w firmie elektronicznego archiwum dokumentacji kadrowej:
Bezpieczeństwo informacji
– zgodność z RODO
Najwyższy poziom zabezpieczeń elektronicznych potwierdzony certyfikatem TÜV. Dokumenty są chronione przed nieuprawnioną edycją i kopiowaniem. Wyeliminowano również ryzyko ich zagubienia lub zniszczenia.
Redukcja kosztów
archiwizacji dokumentów
Wyeliminowane zostają koszty utrzymania tradycyjnego papierowego archiwum, m.in. takie jak: druk, przechowywanie, koszty lokalowe, zabezpieczenia dostępu czy prawidłowego niszczenia dokumentów.
Oszczędność czasu
i mniejszy nakład pracy
Łatwe i szybkie odnajdywanie teczek pracowniczych oraz dokumentów w systemie, a także ich udostępnianie, dzięki zastosowaniu inteligentnej wyszukiwarki. To wszystko bez potrzeby opuszczania stanowiska pracy.
Możliwość współpracy
z systemami kadrowo-płacowymi
Narzędzie może zostać zintegrowane z dowolnym systemem działającym u Klienta (jeśli tylko system ten, posiada taką funkcjonalność), dzięki czemu możliwe jest np. zaimportowanie danych pracowników do e-Teczki.
Efektywne przełożenie
formy papierowej na elektroniczną
Dokumenty trafiające do systemu, są m.in. dzielone i przypisywane do konkretnych działów, pracowników i części teczek pracowniczych (obecnie: A, B, C, w przyszłości również D). Odzwierciedlona jest więc standardowa i zgodna z przepisami struktura tradycyjnego archiwum danych pracowniczych.
Szeroki zakres
dodatkowych funkcjonalności
Moduł e-Teczka pozwala nie tylko archiwizować dokumenty, ale również je weryfikować, zarządzać nimi, udostępniać oraz tworzyć zróżnicowane raporty i zestawienia. Może również wskazywać ewentualne braki dokumentów w teczkach czy przypominać o ważnych datach (np. o kończącej się umowie czy terminie badań lekarskich pracownika).
Formularz kontaktowy
Masz pytania? Chcesz umówić bezpłatną prezentację programu w Twojej firmie?
Napisz do nas lub zadzwoń.
Administratorem Twoich danych osobowych jest Business Software Consulting Górski, Fiedorowicz sp.j. z siedzibą w Łodzi (93-119), ul. Nieszawska 20/26, numer KRS 0000189784. KLIKNIJ i dowiedz się więcej o ochronie Twoich danych.
Business Software Consulting
ul. Nieszawska 20/26
93-119 Łódź
tel.: + 48 42 235 30 35
tel.kom.: + 48 607 074 032tel.kom.:
e-mail: e-teczka@bsc.eu
NIP: 729-25-40-421
REGON: 473215990
KRS: 0000189784